ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Los inventarios son  los bienes de  una empresa destinados a la venta o la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales, que  se utilicen en el empaque, envases de mercancías o las refacciones para el mantenimiento,  que se consuman en el  ciclo normal de operaciones.

La finalidad de los inventarios es ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo
De acuerdo a lo que se expuso anteriormente, de las cuentas importantes del Capital de Trabajo, se encuentran el Inventario. El inventario en muchas empresas es una partida considerablemente importante, sobre todo en las Empresas Manufactureras, donde más del 50% de su activo circulante está comprendido por el Inventario.  El inventario se puede conseguir de tres (3) formas diferentes, pero en otras Empresas solo se da de una forma. Entonces es importante conocer a que lo que se hace referencia:

1- Inventario de Materia Prima, se considera materia prima a todos aquellos productos que van a sufrir una transformación para poder estar disponibles para su venta. Aquí se ve su importancia ya que sin estas existencias el proceso productivo se pararía, trayendo perdidas a la Empresa.

2- Inventario de Productos en Proceso, son aquellos productos a los cuales todavía no se la ha concluido su proceso productivo, y por ende no están disponibles para la venta. 

3- Inventario de Productos Terminados, son todos aquellos productos que han completado su proceso productivo, y se encuentran disponible para la venta Ahora bien, en otras empresas donde no existe un proceso de transformación, sino que se encarga de la compra-venta de artículos o mercancías, su inventario normalmente se define como Inventario de Mercancías. Las empresas mantienen gran cantidad de dinero colocado en inventario,

a) Como consecuencia de una disminución en las ventas, producto de la situación económica de los países.

b)  En vista de que la producción y las ventas no suceden igualmente en el tiempo, es necesario mantener un gran lote de inventario para ganar tiempo en la producción y entrega.

c)       Como al cliente no le gusta esperar que se produzca el  producto para que se lo entreguen, la empresa desea mantener un inventario alto de productos terminados a disposición del Departamento de Ventas.

d)       Para disminuir costos en inversión, ya que la compra de un lote grande de inventario, garantiza un menor costo, debido al volumen de la compra.

e)       En algunos casos, y más en época inflacionarias, las empresas compran suficiente, y en algunos casos exagerados inventarios, a fin de salvaguardarse de los incrementos en los costos.

Al igual que el efectivo, los Inventarios se tienen en la Empresa porque son necesarios para poder efectuar la operación principal a la que se dedica la organización. Las Empresas pudieran operar su proceso productivo a sus ventas, bajo compras de acuerdo a sus necesidades diarias, pero esto traería consigo descontento en los clientes, ya que su mercancía no se le entregará a tiempo, y éste (el cliente) se iría hacia la competencia, y en caso de que el cliente comprara, serviría como mala propaganda para la Empresa. Pero la Empresa también puede mantener muchas existencias, lo que traería consigo una  inversión grande que puede no estar produciendo ninguna rentabilidad, que si la Empresa utilizara esos recursos en otra inversión, ésta podría ser más rentable 

Clasificación de los inventarios

·         Materias primas y materiales auxiliares de fabricación,

·         Empaques y envases, 

·         Producción en proceso,

·         Productos terminados.

·         Otros (Mercancías en tránsito, Art. Reventa)

Generando la utilidad en el ciclo operativo a corto plazo al convertir las ventas en cuentas por cobrar y en efectivo al lograr su cobro.

Una empresa comercial tiene un solo inventario, mientras que una empresa de manufactura o industria cuenta con tres inventarios: materia prima, producción en proceso y artículos terminados

Las necesidades de información del inventario son:

Los responsables del manejo y monto de los inventarios requieren tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente:

1)    Estado actual de los inventarios

2)    Localización

3)    Antigüedad

4)    Existencias actuales

5)    Consumo o venta anual

6)    Lote óptimo de compra

7)    Máximo y mínimos

8)    Costos actuales

9)    Precios de las materia primas principales

10) Abastecimiento, etc.

El nivel de inversión de los inventarios

¿Qué tan grande deben ser los inventarios para poder servir a la producción y al mercado?

La respuesta es obvia, deben ser lo suficientemente grandes para poder servir a la producción y al mercado, y esto trae consigo la determinación de políticas para su administración financiera.

Nivel de inversión de materia prima

Considerar:

·         Producción programada

·         Respuesta de los proveedores

·         Estacionalidad de estas

·         Eficiencia en la función de compras

Nivel de inversión de la producción en proceso

La Producción en proceso será determinada por los consumos que se requieren y la duración del periodo de producción, que representa el tiempo que transcurre entre la fecha en que se entrega la materia prima en la línea de producción y la fecha en que sale el  producto terminado de producción.

Nivel de inversión de los productos terminados

Los  Productos terminados es el resultado de la coordinación entre la producción y las ventas presupuestadas.

¿Qué determina la cantidad de los inventarios?

Las principales causas que son determinantes de la inversión de inventarios son:

A)  El nivel de las ventas.

B)  La duración y la tecnología en  el proceso productivo.

C)  La durabilidad y la naturaleza de los productos perecederos y estacionales.

D) La moda o estilo temporal.

Políticas de inventarios

Deben de tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo las necesidades del mercado.

Las principales políticas son las siguientes:

·         Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión, sin afectar las ventas y la producción.

·         Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de los proveedores.

·         Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes.

·         Mantener las existencias, mediante una administración eficiente.

·         Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación.

Costo de mantenimiento del inventario

El costo de mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero. Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario.

La fórmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) seria:

CMI = U x Cu x % Cm

Donde:

U = unidades

Cu = costo unitario

Cm = costo de mantenimiento

COSTO POR COMPRAR

Los gastos de la gestión de compras representan generalmente gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de calidad de materias primas y materiales. Los gastos se generan para poder formular los pedidos con especificaciones, selección del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega, gastos de oficina, etc.

Los gastos anuales que se generan en la gestión de compras se dividen entre el número de pedidos emitidos y se obtiene el costo por pedido.

Ejemplo: si el importe anual de la gestión de compras es de $360,000.00 y se han formulado 1,500 pedidos, el costo promedio por pedido es de $ 240.00.

LOTE ÓPTIMO DE COMPRA

Existe un modelo de inventarios bastante conocido que determina la cantidad óptima de compra. Para hallar cuál es el lote óptimo de compra (LOC) se utiliza la siguiente fórmula:

Donde:

Da = demanda anual

Cp = costo por pedido

Cm = costo de mantenimiento

PUNTO DE REORDEN

Es una práctica bastante extendida en las empresas industriales y básicamente consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos indicando que las existencias de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

El punto al que debe hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir produciendo o vendiendo las existencias.

Para determinar el punto de reorden debe tomarse en cuenta el consumo diario, el tiempo de envío del pedido, el surtido del pedido, el tiempo de transportación y entrega, el tiempo de recepción y revisión de calidad y almacenaje

Existencias de Reserva o de seguridad

En los negocios también existe la práctica de mantener un inventario de seguridad, con el objeto de amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos por parte de los consumidores. Es generalmente imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, pero también es cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

El método ABC

Una valiosa herramienta práctica para el manejo de los inventarios que da resultados magníficos, es el método ABC. Que consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.

Los niveles se establecen así:

Nivel A artículos con mayor inversión, pero representan un número menor dentro del inventario. (Mayor control).

Nivel B artículos con una inversión media, pero representan un número intermedio dentro del inventario.

Nivel C artículos con una menor inversión, pero representan un número mayor dentro del inventario. (Menor control).

Sistema Justo a Tiempo

Se utiliza para minimizar la inversión en inventarios. La filosofía es que los materiales deben llegar exactamente en el momento en que se necesitan para la producción. Lo ideal es que la empresa sólo tenga inventario para trabajo en proceso. Puesto que su objetivo es minimizar la inversión en los inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad.

Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente, descubre las ineficiencias del proceso.

Técnicas de análisis

Las principales son:

 La rotación de inventarios.

 Inventarios a capital neto de trabajo.

 Inventarios a activos circulantes.

 Inventarios de activos totales.

 Inventarios a capital contable.

Rotación de inventarios

Representan la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa.

Se  calcula dividiendo el importe de los inventarios  entre el importe del costo de ventas.

Riesgo de inversión en los inventarios

En algunas empresas existen riesgos de:

·         Obsolescencia

·         Caducidad

·         Tiempo de vida (perecederos)

·         Robo

Aseguramiento de los inventarios

Los inventarios deben estar asegurados contra:

 Incendio

 Terremoto

 Huracán

 Robo con violencia

 Cualquier otro riesgo inherente  a su condición

Métodos de valuación de inventarios

Entenderemos por valuación de inventarios la forma en que se valúan las salidas del almacén, afectando directamente el costo de ventas identificándolo con el ingreso obtenido, pudiendo ser:

·         Promedios ponderados

·         Primeras entradas primeras salidas (PEPS)

·         Últimas entradas, primeras salidas (UEPS)

·         Identificados

·         Detallistas