En la papelería Mike ubicada en Juan Felpe necesitan clasificar y ordenar algunos productos que venden, dependiendo las necesidades el dueño , y el promedio de sus ganancias, la cantidad y el consumo para así obtener una agrupación. En la siguiente tabla podemos ver los productos que desea ordenar
con esos valores podremos sacar el porcentaje y el articulo acomulado
Para saber cuántos artículos tomar por cada zona, debes multiplicar tus porcentajes por el número de artículos. En nuestro ejemplo usaremos 15% para los de tipo A, 20% tipo B y 65% para los de tipo C
Ya conoces cuántos artículos vas a clasificar por zona. Así pues y con tus datos ordenados de mayor a menos,
A= 15%*15=2.25
B=20%*15=3
C=65%*15=9.75
Como podemos ver en la gráfica de arriba los datos del promedio ya esta agrupados
En el siguiente paso obtendremos el valor del inventario que se multiplica por la cantidad disponible
A= 15%*92=13.8
B=20%*92=18.4
C=65%*92=59.8
Por ultimo se obtendrá el valor por utilización on¿teniéndolo de el consumo y el porcentaje
A= 15%*193=28.95
B=20%*193=38.6
C=65%*193=125
La segmentación de inventario no es muy complicada como acabas de ver. Esto mismo que hemos explicado es lo que hacen software de control de inventario, aunque esta es una parte mínima de sus funcionalidades.
El control y la gestión eficaz y eficiente del almacén o almacenes de cualquier empresa, compañía u organización, constituye una práctica clave para el buen funcionamiento del negocios y la consecución de los objetivos marcados.
La gestión y control de almacenes complejos consiste básicamente en llevar un control minucioso y exhaustivo, en tiempo real, de todos aquellos cambios que se producen en relación a las existencias o stocks que alberga en tu interior: entradas y salidas de mercancías, reservas, reagrupamientos, etcétera.
Antiguamente, este control se efectuaba de forma convencional, es decir, manual, por ejemplo mediante el uso de un fichero, y aún hoy día se sigue empleando este sistema en almacenes de escasas dimensiones como puede ser el de una pequeña tienda de barrio de ropa y calzado. Sin embargo, cuando hablamos de grandes almacenes, su organización se vuelve mucho más compleja y por tanto, se hace imprescindible el apoyo de un sistema informatizado de gestión de almacenes.
Gracias a estos sistemas informatizados de gestión de almacenes, y a la moderna tecnología de los códigos de barras, es posible controlar en tiempo real absolutamente todos los movimientos de mercancías que se producen en un almacén, tanto las entradas y salidas de productos, como los indicadores de carga, los medios de manutención, los controles de peso, las reservas, etcétera. Además, a su vez esto permite lleva un control del stock existente y evitar así la ausencia de determinadas mercancías.
En almacenes gigantescos como el de Amazon, además podremos localizar un producto en concreto de forma rápida y sencilla.
Pero el sistema de gestión y control de almacenes también conlleva otras ventajas añadidas que garantizan el buen funcionamiento logístico de una compañía y, por lo tanto, la consecución de los objetivos y el óptimo funcionamiento del negocio pues permite optimizar las capacidades de los diferentes espacios del almacén en base a diferentes criterios como grado de peligrosidad, fecha de caducidad o categoría de producto.
El control
de inventario se refiere a todos los procesos que coadyuvan al suministro,
accesibilidad y almacenamiento de productos en alguna compañía para minimizar
los tiempos y costos relacionados con el manejo del mismo: es un mecanismo a
través del cual, la organización administra de manera eficiente el movimiento y
almacenamiento de mercancía, así como el flujo de información y recursos que
resultan de ello. Involucra distintos aspectos, pero en términos generales se
subdivide en lo correspondiente a gestión y optimizan.
La gestión se
encarga de mantener la productividad en las operaciones relacionadas con la
administración del inventario, mientras que la optimización se ocupa
de incrementar las ganancias de la empresa provenientes del uso y manejo de
este.
Para
una implementación plena se deben seguir las siguientes recomendaciones:
Mantener
un catálogo con los productos que se manejan. Organizar la información que
se posea sobre las existencias y complementarla con detalles pertinentes,
además de depurarla de manera constante, facilita la visualización de
necesidades y oportunidades del inventario en tiempo real.
Clasificar
los productos. Aunado a lo anterior, separar por grupos semánticos: ya sea por
proveedor, éxito de venta o rezago, hará más accesible la información del
inventario, así como agilizará la toma de medidas necesarias (reabastecimiento,
re-ofertas, entre otras).
Establecer
un método y periodicidad para la realización de inventarios:
Inventario
perpetuo. Se hace un registro continuo (día a día) de la producción y venta de
artículos, por lo que se puede conocer el costo del inventario y las
existencias en el mismo sin tener que determinar una fecha de
inventariado.
Inventario
periódico. Se eligen fechas específicas para contabilizar la mercancía según
las necesidades de la empresa, lo que suele requerir más tiempo y esfuerzo.
Debe considerarse el cese de actividades momentáneo.
Comprender
conceptos clave para su integración:
Stock
máximo. Límite de unidades, por artículo, que se desea mantener en almacén
según las ganancias y costos que representen.
Stock
mínimo (de seguridad). Existencias mínimas, por artículo, que se requieren en
almacén considerando labores de reabastecimiento y las posibles pérdidas que su
carencia signifique.
Punto
re-orden. Momento (medido por la cantidad de existencias) en el que se deben
realizar órdenes de reabastecimiento tomando en cuenta tiempos y costos de
proveedores.
Monitorear
y actualizar de manera constante la información recopilada, y el sistema
utilizado. Así se podrá solicitar la compra de unidades antes de que se agoten,
rotar mercancía generando campañas atractivas, reconocer la utilidad de los
métodos implementados, identificar áreas de oportunidad e integrar
mejoras.
Integrar
herramientas especializadas. Estas aceleran el cumplimiento de las
actividades relacionadas con el inventario al permitir el acceso a interfaces
de gestión automatizadas.
Beneficios
de ejercer un buen control de inventario
Información
relevante y vigente sobre las existencias, posibilitando mejores tomas de
decisiones
Acentúa
la efectividad de la compañía y la eficiencia de sus procedimientos
Incrementa
la calidad de servicio a cliente
Ayuda
a la identificación pertinente de estacionalidad o flujo de los productos
Optimiza
la inversión de recursos (económicos, humanos y temporales)
Permite
tener un mejor conocimiento y control de las entradas, salidas y localización
de mercancía: se reducen pérdidas, se optimiza el espacio en almacén y
aumenta la atención sobre las existencia (reconociendo posibles robos y mermas)
Los inventarios son los
bienes de una empresa destinados a la
venta o la producción para su posterior venta, tales como materias primas,
producción en proceso, artículos terminados y otros materiales, que se utilicen en el empaque, envases de
mercancías o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones.
La finalidad de los
inventarios es ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través
de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta utilidad
permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo De acuerdo a lo que se expuso anteriormente, de las cuentas importantes del Capital de Trabajo, se encuentran el Inventario. El inventario en muchas empresas es una partida considerablemente importante, sobre todo en las Empresas Manufactureras, donde más del 50% de su activo circulante está comprendido por el Inventario. El inventario se puede conseguir de tres (3) formas diferentes, pero en otras Empresas solo se da de una forma. Entonces es importante conocer a que lo que se hace referencia:
1- Inventario de Materia Prima, se considera materia prima a todos aquellos productos que van a sufrir una transformación para poder estar disponibles para su venta. Aquí se ve su importancia ya que sin estas existencias el proceso productivo se pararía, trayendo perdidas a la Empresa.
2- Inventario de Productos en Proceso, son aquellos productos a los cuales todavía no se la ha concluido su proceso productivo, y por ende no están disponibles para la venta.
3- Inventario de Productos Terminados, son todos aquellos productos que han completado su proceso productivo, y se encuentran disponible para la ventaAhora bien, en otras empresas donde no existe un proceso de transformación, sino que se encarga de la compra-venta de artículos o mercancías, su inventario normalmente se define como Inventario de Mercancías.Las empresas mantienen gran cantidad de dinero colocado en inventario,
a) Como consecuencia de una disminución en las ventas, producto de la situación económica de los países.
b) En vista de que la producción y las ventas no suceden igualmente en el tiempo, es necesario mantener un gran lote de inventario para ganar tiempo en la producción y entrega.
c) Como al cliente no le gusta esperar que se produzca el producto para que se lo entreguen, la empresa desea mantener un inventario alto de productos terminados a disposición del Departamento de Ventas.
d) Para disminuir costos en inversión, ya que la compra de un lote grande de inventario, garantiza un menor costo, debido al volumen de la compra.
e) En algunos casos, y más en época inflacionarias, las empresas compran suficiente, y en algunos casos exagerados inventarios, a fin de salvaguardarse de los incrementos en los costos.
Al igual que el efectivo, los Inventarios se tienen en la Empresa porque son necesarios para poder efectuar la operación principal a la que se dedica la organización. Las Empresas pudieran operar su proceso productivo a sus ventas, bajo compras de acuerdo a sus necesidades diarias, pero esto traería consigo descontento en los clientes, ya que su mercancía no se le entregará a tiempo, y éste (el cliente) se iría hacia la competencia, y en caso de que el cliente comprara, serviría como mala propaganda para la Empresa. Pero la Empresa también puede mantener muchas existencias, lo que traería consigo una inversión grande que puede no estar produciendo ninguna rentabilidad, que si la Empresa utilizara esos recursos en otra inversión, ésta podría ser más rentable
Clasificación de los inventarios
·Materias
primas y materiales auxiliares de fabricación,
·Empaques
y envases,
·Producción
en proceso,
·Productos
terminados.
·Otros
(Mercancías en tránsito, Art. Reventa)
Generando la utilidad
en el ciclo operativo a corto plazo al convertir las ventas en cuentas por
cobrar y en efectivo al lograr su cobro.
Una empresa comercial
tiene un solo inventario, mientras que una empresa de manufactura o industria
cuenta con tres inventarios: materia prima, producción en proceso y artículos
terminados
Las necesidades de información del inventario son:
Los responsables del
manejo y monto de los inventarios requieren tener por lo menos un conocimiento
continuo respecto a lo siguiente:
1)Estado
actual de los inventarios
2)Localización
3)Antigüedad
4)Existencias
actuales
5)Consumo
o venta anual
6)Lote
óptimo de compra
7)Máximo
y mínimos
8)Costos
actuales
9)Precios
de las materia primas principales
10)Abastecimiento,
etc.
El nivel de inversión de los inventarios
¿Qué tan grande deben
ser los inventarios para poder servir a la producción y al mercado?
La respuesta es obvia,
deben ser lo suficientemente grandes para poder servir a la producción y al
mercado, y esto trae consigo la determinación de políticas para su
administración financiera.
Nivel de inversión de
materia prima
Considerar:
·Producción
programada
·Respuesta
de los proveedores
·Estacionalidad
de estas
·Eficiencia
en la función de compras
Nivel de inversión de
la producción en proceso
La Producción en
proceso será determinada por los consumos que se requieren y la duración del
periodo de producción, que representa el tiempo que transcurre entre la fecha
en que se entrega la materia prima en la línea de producción y la fecha en que
sale elproducto terminado de
producción.
Nivel de inversión de
los productos terminados
LosProductos terminados es el resultado de la
coordinación entre la producción y las ventas presupuestadas.
¿Qué determina la cantidad de los inventarios?
Las principales causas
que son determinantes de la inversión de inventarios son:
A)El nivel de las ventas.
B)La duración y la tecnología enel proceso productivo.
C)La durabilidad y la naturaleza de los
productos perecederos y estacionales.
D) La moda o estilo
temporal.
Políticas de inventarios
Deben de tener como
objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo las
necesidades del mercado.
Las principales
políticas son las siguientes:
·Reducir
al máximo la inversión de inventarios en días de inversión, sin afectar las
ventas y la producción.
·Obtener
el máximo financiamiento (sin costo) a través de los proveedores.
·Fijar
el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes.
·Mantener
las existencias, mediante una administración eficiente.
·Vigilar
la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación.
Costo de mantenimiento del inventario
El costo de
mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el
seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero. Los
costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual
del valor del dinero del inventario.
La fórmula para
calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) seria:
CMI = U x Cu x % Cm
Donde:
U = unidades
Cu = costo unitario
Cm = costo de
mantenimiento
COSTO POR COMPRAR
Los gastos de la
gestión de compras representan generalmente gastos fijos del departamento de
compras y tal vez del control de calidad de materias primas y materiales. Los
gastos se generan para poder formular los pedidos con especificaciones,
selección del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega,
gastos de oficina, etc.
Los gastos anuales que se generan en la gestión de
compras se dividen entre el número de pedidos emitidos y se obtiene el costo
por pedido.
Ejemplo: si el importe
anual de la gestión de compras es de $360,000.00 y se han formulado 1,500
pedidos, el costo promedio por pedido es de $ 240.00.
LOTE ÓPTIMO DE COMPRA
Existe un modelo de inventarios bastante conocido que
determina la cantidad óptima de compra. Para hallar cuál es el lote óptimo de
compra (LOC) se utiliza la siguiente fórmula:
Donde:
Da = demanda anual
Cp = costo por pedido
Cm = costo de
mantenimiento
PUNTO DE REORDEN
Es una práctica
bastante extendida en las empresas industriales y básicamente consiste en la
existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos
indicando que las existencias de determinado material ha llegado a cierto nivel
y que debe hacerse un nuevo pedido.
El punto al que debe
hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, mientras llega el nuevo
pedido, seguir produciendo o vendiendo las existencias.
Para determinar el
punto de reorden debe tomarse en cuenta el consumo diario, el tiempo de envío
del pedido, el surtido del pedido, el tiempo de transportación y entrega, el
tiempo de recepción y revisión de calidad y almacenaje
Existencias de Reserva o de seguridad
En los negocios también
existe la práctica de mantener un inventario de seguridad, con el objeto de
amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en
las demandas de los artículos por parte de los consumidores. Es generalmente
imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener
la demanda, pero también es cierto que los negocios deben tener ciertas
existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
El método ABC
Una valiosa herramienta
práctica para el manejo de los inventarios que da resultados magníficos, es el
método ABC. Que consiste en efectuar un análisis de los inventarios
estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor
control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una
vigilancia y atención permanente.
Los niveles se
establecen así:
Nivel A artículos con
mayor inversión, pero representan un número menor dentro del inventario. (Mayor
control).
Nivel B artículos con
una inversión media, pero representan un número intermedio dentro del
inventario.
Nivel C artículos con
una menor inversión, pero representan un número mayor dentro del inventario.
(Menor control).
Sistema Justo a Tiempo
Se utiliza para
minimizar la inversión en inventarios. La filosofía es que los materiales deben
llegar exactamente en el momento en que se necesitan para la producción. Lo
ideal es que la empresa sólo tenga inventario para trabajo en proceso. Puesto
que su objetivo es minimizar la inversión en los inventarios, no se utiliza un
inventario de seguridad.
Un sistema justo a
tiempo exige partes de alta calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT
funciona adecuadamente, descubre las ineficiencias del proceso.
Técnicas de análisis
Las principales son:
La rotación de inventarios.
Inventarios a capital neto de trabajo.
Inventarios a activos circulantes.
Inventarios de activos totales.
Inventarios a capital contable.
Rotación
de inventarios
Representan la
velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa.
Se calcula dividiendo el importe de los
inventarios entre el importe del costo
de ventas.
Riesgo de
inversión en los inventarios
En algunas empresas
existen riesgos de:
·Obsolescencia
·Caducidad
·Tiempo de vida (perecederos)
·Robo
Aseguramiento de los
inventarios
Los inventarios deben estar asegurados
contra:
Incendio
Terremoto
Huracán
Robo con violencia
Cualquier otro riesgo inherente a su condición
Métodos de valuación de
inventarios
Entenderemos
por valuación de inventarios la forma en que se valúan las salidas del almacén,
afectando directamente el costo de ventas identificándolo con el ingreso
obtenido, pudiendo ser:
